Regime applicabile alle riunioni da remoto dell’Organo collegiale dell’Autorità per le garanzie

• Cons.St., sez. I, 10 marzo 2022, n. 551 – Pres. Torsello, Est. Neri

Autorità amministrative indipendenti - Autorità per le garanzie nelle comunicazioni – Riunioni – Modalità da remoto – Registrazione – Limiti. 

Autorità amministrative indipendenti - Autorità per le garanzie nelle comunicazioni – Riunioni – Registrazione da parte di un Commissario – Possibilità – Limiti. 

 

        Sono consentite le riunioni dell’Organo collegiale dell’Autorità con la modalità della videoconferenza e ove Agcom decida di registrare le riunioni che si tengono a distanza e non è necessario il consenso dei partecipanti ma è sufficiente l’informativa (1). 

              Spetta all’Autorità per le garanzie nelle comunicazioni richiedente disciplinare l’autorizzazione, al Commissario che ne faccia richiesta, alla registrazione dei lavori stessi, da remoto ovvero in presenza, rispettando la disciplina dettata dal regolamento previsto dall’art. 1, comma 9, l. n. 249 del 1997 (2). 
 

(1) Il parere, dopo un ampio approfondimento della disciplina comunitaria in tema di privacy e trattamento dei dati, ha ricordato che la possibilità di riunioni a distanza in generale è stata esaminata nel parere della sez. I, 10 marzo 2020, n. 571. 

Ha aggiunto che l’utilizzo dell’informatica e della telematica nella pubblica amministrazione è stato anche imposto dall’emergenza Covid-19. Ad esempio, l’art. 1, comma 1, lett. q), d.P.C.M. 8 marzo 2020 ha previsto tra le prime misure urgenti di contenimento del contagio, poi estese a tutto il territorio nazionale, che «sono adottate, in tutti i casi possibili, nello svolgimento di riunioni, modalità di collegamento da remoto». Successivamente l’art. 73 d.l. 17 marzo 2020, n. 18 (da ultimo prorogato dall'art. 16, comma 1, d.l. 24 dicembre 2021, n. 221, convertito, con modificazioni, dalla l. 18 febbraio 2022, n. 11), sino alla cessazione dello stato di emergenza, ha esteso la possibilità di svolgimento a distanza delle sedute degli organi collegiali sia di pubbliche amministrazioni sia di persone giuridiche di diritto privato. Peraltro nel periodo della pandemia è stato poi comprovato che il “lavoro agile” e la “videoconferenza” sono strumenti che possono entrare nelle dinamiche dell’organizzazione del lavoro pubblico, risultando capaci di rivalutare le professionalità esistenti, semplificando i rapporti tra la P.A. e i cittadini. Per quanto riguarda AGCOM, la l. n. 249 del 1997 prevede che l'Autorità adotti un regolamento concernente l'organizzazione e il funzionamento. Si tratta del «Regolamento concernente l’organizzazione e il funzionamento dell’Autorità per le garanzie nelle comunicazioni» (delibera n. 223/12/CONS del 27 aprile 2012) che all’art. 8, comma 3 bis, in modo condivisibile, dispone che “le riunioni possono anche tenersi per teleconferenza, a condizione che tutti i partecipanti possano essere identificati, che di tale identificazione si dia atto nel processo verbale della seduta e che sia loro consentito di seguire la discussione e di intervenire in tempo reale nella trattazione degli argomenti affrontati. Verificandosi tali presupposti, le riunioni si considerano tenute nel luogo in cui si trova il Segretario verbalizzante”. Di tali riunioni è redatto processo verbale a cura del Segretario generale dal quale risultano l’«ordine del giorno, con eventuali integrazioni ed i nomi dei presenti, ciascun argomento trattato, gli elementi essenziali della relazione svolta e della discussione nonché le decisioni adottate» (artt. 9, comma 2 lett. e) e 12, comma 1). È previsto, inoltre, che i Componenti del Collegio possano «far inserire dichiarazioni a verbale, dandone preventivamente lettura e trasmettendone il testo al segretario verbalizzante» e che i processi verbali delle riunioni siano approvati in successiva riunione per poi essere raccolti e conservati a cura del Segretariato generale (art. 12, commi 2-4). I provvedimenti e gli atti adottati da Agcom sono in ogni caso soggetti a pubblicità legale attraverso la pubblicazione sul sito web istituzionale (art. 11, comma 1). 

Il parere ha quindi affermato che a) le riunioni dell’Organo collegiale dell’Autorità con la modalità della videoconferenza sono consentite, tanto dall’ordinamento giuridico in generale, quanto dal regolamento DELL’AGCOM in particolare; b) ai sensi della normativa europea sulla protezione dei dati personali, come interpretata dalla Corte di Giustizia europea, la registrazione audio e video di persone integra appieno la nozione di trattamento di dati personali automatizzato. Conseguentemente l’operazione di registrazione delle riunioni degli organi collegiali di Agcom, con partecipazione da remoto in videoconferenza, è sicuramente da qualificare in termini di trattamento di dati personali; c) ove Agcom decida di registrare le riunioni che si tengono a distanza, la base giuridica di tale trattamento – richiesta dall’art. 6 RGPD – deve essere individuata nell’articolo 1, comma 9, l. n. 249 del 1997 e poi nel regolamento di organizzazione di Agcom “che costituisce la sede idonea per la disciplina da parte di Agcom delle misure e delle garanzie richieste dal RGPD e dal Codice per il trattamento dei dati personali” (pag. 6 del parere del Garante); d) considerando che Agcom è un’autorità pubblica, non è necessario il consenso dei partecipanti ma è sufficiente l’informativa. In ogni caso, secondo quanto sempre affermato dal Garante per la protezione dei dati personali, è necessario predisporre un’informativa – da rendere ai partecipanti e ai presenti alle riunioni prima dell’inizio del trattamento dei dati personali (vale a dire prima di procedere alle riprese) – completa degli elementi previsti dall’art. 13 del RGPD. Nel redigere l’informativa, tra l’altro, dovranno essere evidenziate con chiarezza le finalità del trattamento, anche in relazione al successivo utilizzo delle riprese audiovisive da parte di Agcom. L’informativa dovrà inoltre indicare, oltre a tutti gli altri elementi specificati nel parere reso dal garante per la protezione dei dati personali, anche se le riprese sono destinate alla comunicazione e con quali modalità, individuando i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati oggetto del trattamento possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati/autorizzati al trattamento. e. come richiesto dal Garante, il regolamento dovrà stabilire, ad esempio, anche la possibilità o meno che le riunioni siano registrate, chi sia il soggetto autorizzato (o i soggetti autorizzati), le condizioni e i limiti di tale operazione, le modalità di trattamento, le finalità (determinate, esplicite e legittime) della registrazione dei dati, i tempi di conservazione, l’impegno a che i dati siano successivamente trattati in modo che non sia incompatibile con le finalità determinate. È inoltre opportuno specificare le ipotesi in cui si renda eventualmente necessario limitare le riprese (e/o la registrazione) o indicare le procedure attraverso cui tale limitazione possa essere di volta in volta decisa. Ciò, al fine di assicurare, anche con riferimento a informazioni particolarmente delicate che potrebbero essere trattate, la riservatezza dei soggetti coinvolti. 

(2) Quanto al quesito - se sia possibile, o meno, autorizzare il Commissario che ne faccia richiesta alla registrazione dei lavori stessi, da remoto ovvero in presenza, precisando altresì, in caso di risposta affermativa, con quali cautele e mezzi di realizzazione - la Sezione ritiene che occorra verificare se ciò sia lecito, se Agcom possa disciplinarlo e, in caso affermativo, se vi siano obblighi in capo a chi effettua la registrazione. 

In tale sede occorrerà assicurare: a. la riservatezza delle sedute – cosa diversa dalla necessaria pubblicità, ove prevista, degli atti e dei provvedimenti – se necessario per garantire sia la libertà di espressione del voto in seno a collegi che hanno funzione prevalentemente tecnica sia la riservatezza delle persone coinvolte nelle, e dalle, deliberazioni assunte; b. il doveroso rispetto delle norme del reg. UE del 2016 e del codice della privacy a tutela dei dati personali che vengono in rilievo in generale e nel caso in cui l’Autorità decida di autorizzare “il Commissario che ne faccia richiesta alla registrazione”, evenienza questa non esclusa dal parere del Garante nella parte in cui reputa che “debba essere proprio Agcom, nell’ambito dell’autonomia organizzativa a essa riconosciuta per legge e tenendo peraltro conto che si tratta di Autorità indipendente, a dover disciplinare le predette condizioni e la possibilità o meno di autorizzare eventuali registrazioni”; resta fermo tuttavia che la “registrazione personale”, a parere della Sezione, non esoneri il Commissario dall’obbligo di riservatezza collegato all’espletamento dell’ufficio nonché dalle connesse responsabilità in caso di violazione; c. lo svolgimento dell’ufficio da parte dei Commissari, garantendo meccanismi idonei a consentire la corretta formazione dei verbali.